Examen de recherche

Bienvenue à l’examen de recherche central du CUSM. Le processus d’examen de recherche central vise à faciliter la soumission initiale de projets de recherche impliquant des sujets humains. Ce processus offre un service de “guichet unique” aux chercheurs et leur permet de soumettre simultanément tous les documents requis pour le triple examen du CUSM, à savoir, l’examen scientifique, l’examen éthique et l’examen des ressources.

Que votre étude soit rétrospective ou prospective, locale ou multicentrique, que vous soyez le chercheur principal coordonnateur ou le chercheur principal local, vous pouvez soumettre votre étude en utilisant le mécanisme de l’examen de recherche central.

Votre soumission unique enclenchera tous les examens nécessaires. Une fois que tous les examens auraient été complétés, vous recevrez un avis vous confirmant que le processus a été complété et vous autorisant d’initier l’étude au sein du CUSM. Le mécanisme est illustré dans le schéma ci-dessous.

Voici les instructions à suivre, étape par étape, pour soumettre votre étude en utilisant le mécanisme de l’examen de recherche central. Pour une description détaillée de chaque étape, les coordonnées des personnes impliquées dans le processus et d’autres renseignements utiles, veuillez consulter le document « MUHC Central Intake User Manual [.doc] ».

À chaque fois que vous avez besoin de consulter un document ou utiliser un formulaire, vous êtes invités à visiter la page « Jeu complet de formulaires de présentation » pour accéder aux versions les plus récentes des documents.

Il est souhaitable de soumettre tous les formulaires et les documents en même temps; sinon, le processus d’examen pourrait être retardé.

1. En vous reférant à l’aide-mémoire des formulaires requis Required Forms Checklist [.doc], déterminez les formulaires que vous devez soumettre.

2. Dans l’aide-mémoire, cliquez sur les liens qui vous dirigeront aux formulaires dont vous avez besoin, téléchargez les formulaires et enregistrez-les sur votre poste de travail.

3. Complétez tous les formulaires électroniquement.

4. Soumettez tous les formulaires et les documents requis à l’adresse courriel newstudy [at] muhc [dot] mcgill [dot] ca (newstudy @ muhc.mcgill.ca) (protocole d’étude, documents de consentement ou d’assentiment, brochure du chercheur/monographie de produit, contrat, budget, rapport favorable d’une revue scientifique effectuée par un comité de peer-review reconnu, etc.). Une fois que vous avez soumis votre dossier, vous recevrez une réponse électronique du Coordonnateur de l’examen de recherche central accusant réception de votre soumission et vous attribuant un code d’étude CUSM. Le coordonnateur vous informera si votre dossier est complet ou si d’autres documents s’avèrent nécessaires. De plus, il vous indiquera le bureau d’éthique de la recherche auquel vous devez soumettre votre étude.

5. De la liste ci-dessous, complétez les documents dont vous avez besoin, imprimez-les et obtenez les signatures requises :

• Formulaire de demande d’examen éthique initial (Initial Ethics Application Form)
• Formulaire M-Éval
• Formulaire de demande d’examen de contrat (Application for Contract Review Form)
• Formulaire de demande d’accès aux dossiers médicaux (Request to Access Health Record Form)
• Formulaire d’examen de science pédiatrique (Pediatric Science Review Form)

6. Contactez le coordonnateur du bureau d’éthique de la recherche auquel votre étude a été attribuée afin de déterminer le nombre de copies papier requis de votre dossier, la date d’examen, et de savoir si le chercheur principal doit être présent.

7.Compilez le bon nombre de copies de votre dossier à soumettre et soumettez-les au bureau d’éthique de la recherche.

8.Le cas échéant, envoyez la copie originale signée du formulaire de demande d’examen de contrat au bureau des contrats cliniques situé au 2155, rue Guy, bureau 500.

9.Le cas échéant, envoyez la copie originale signée du formulaire de demande d’accès aux dossiers médicaux au directeur des services professionnels de votre institution.

10.Le cas échéant, transmettez par télécopieur la copie signée du formulaire d’examen de science pédiatrique à l’attention de Alison Burch au 514-412-4396.

Une fois ces étapes complétées, le processus d’examen commence. Durant le processus, vous serez contactés par différents évaluateurs qui auraient des questions ou des recommandations. Il est très important de répondre à ces requêtes le plus tôt possible afin d’éviter les délais dans le processus d’examen. Après que tous les examens ont été effectués, vous recevrez la documentation d’approbation ainsi que la lettre qui vous autorise de publier votre étude au sein du CUSM.

Si des documents manquent à votre dossier, tel que le contrat, vous pouvez quand même déposer votre demande et soumettre les documents manquants quand vous les obtiendrez en utilisant le même mécanisme. Veuillez noter que si vous tardez à soumettre les documents requis, l’approbation finale de votre étude pourrait être retardée.

Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide dans la soumission de vos documents par le biais de l’examen de recherche central, n’hésitez pas à communiquer avec Sheldon Levy, Coordonnateur de l’examen de recherche central au poste 36077 ou Marwan Samia, Gestionnaire, au poste 43048.